Teljes interjú:
Hogy telik egy napja egy Backoffice Managernek? Milyen vezetői feladatokat látsz el nap, mint nap?
"A napot mindig a munkatársakkal történő egyeztetéssel kezdem. Érdeklődök a recepciótól az előző esti/ hétvégi eseményekről, ha felmerül bármi kérdés, feladat megkeressük rá a legjobb választ, megoldást. Ezután átbeszéljük a Back Office-ban a napi, heti feladatokat és egy rövid napindító brainstorming után nekivágunk a munkának. Fontos számomra, hogy ne maradjon megoldatlan feladat, kérdés sem a recepciós, sem a Back Office munkatársakban, mindig mindenki tudja mit és hogyan csináljon, mindamellett, hogy az új, építő jellegű ötletekre és megoldásokra mindig nyitott vagyok. Véleményem szerint ez a csapatmunka és a fejlődés kulcsa. A Back Office és a Front Office megbonthatatlan szimbiózisban, kéz a kézben dolgozik, amihez elengedhetetlen a kommunikáció és az együttműködés, amit a Front Office Managerrel elhivatottan koordinálunk nap, mint nap.
A nap folytatásaképp ellenőrzöm az előző esti, hétvégi online foglalásokat, előlegeket, kommunikációs és értékesítési felületeken megjelenő új visszajelzéseket, értékeléseket. A Back Office munkatársakkal átnézzük a hotel központi e-mail fiókját, priorizáljuk és szétosztjuk a feladatokat. Természetesen átolvasom a saját levelezési fiókomat is, megválaszolom a megkereséseket. Egyeztetek a hotel többi részlegével és a rendezvényszervező munkatárssal a heti és jövőbeni feladatokról, programokról.
Az általános napi feladatok mellett munkám szerves része a folyamatos tervezés, ellenőrzés, újratervezés mind az értékesítés, a kommunikáció, a marketing és a munkaszervezést illetően."
Mióta vagy az adott szakmában, miért választottad hivatásodként, miért szereted?
"A vendéglátással tinédzser koromig visszanyúló kapcsolatom van. 16 éves koromban nyári diákmunka keretében a lakiteleki strand egyik legkedveltebb büféjében találkoztam először a vendéglátással, s szerettem meg a szakma különlegességét, a vendégek és vendéglátók közötti kivételes kapcsolatot. A büfének köszönhetően gimnáziumi éveim alatt nyaranta újra és újra részese lehettem a vendéglátásnak. Ennek hatására főiskolai tanulmányaimat turizmus-vendéglátás alapszakon folytattam az ország egyik legnépszerűbb turisztikai desztinációjában, Egerben, mialatt duális képzésben egy hazai szállodalánc gyakornokaként folyamatosan tapasztalatot szerezhettem a szakma különféle ágazataiban. Főiskolás éveim vége felé közeledve, 2018 év végén döntöttem úgy, hogy szeretném addigi tudásomat és tapasztalatomat szülőfalumban, a Hungarikum Liget remek szakmai lehetőségeket, kihívásokat kínáló 27 hektáros területén kamatoztatni. Eleinte felszolgálóként, majd később recepciósként kaptam alkalmi munkát, majd 2019. szeptemberétől, végzős főiskolai hallgatóként már főállásban dolgoztam, mint szállodai recepciós a Hotel Club Tiszában, a Kincsem Fogadóban, később az Avarok Szálláshelye Kempingben. A szakma iránti elköteleződés recepciós éveim alatt folyamatosan növekedett a Hungarikum Ligetnek, munkatársaimnak és a vendégeknek köszönhetően. Azonban felmerült bennem az igény arra, hogy szakmai tudásomat egy olyan másik, a turizmushoz, vendéglátáshoz szorosan kapcsolódó szakmával bővítsem, mellyel hozzájárulhatok többek között a Hungarikum Liget lehetőségeinek népszerűsítéséhez és a vendégek elégedettségének növeléséhez, így lettem végül „újra közgazdász”, mesterdiplomás marketinges. Hálás vagyok akkori vezetőmnek és munkatársaimnak, hogy a mesterszakos diploma megszerzése során végig támogattak és lehetővé tették a fejlődésemet.
Visszakanyarodva a „miérthez” a válasz egyszerű, azonban ezen sorokat leírva tudtam egyértelműen, egy szóval megfogalmazni. A válasz arra, hogy miért választottam hivatásomként, miért szeretem a szakmám, az az emberek. Az emberek, akikkel a turizmus-vendéglátásban találkozhatok, találkoztam és bízom benne, hogy találkozni fogok. A 21. század folyamatosan rohanó világában, amikor olyan szélsőséges időjárással találkozunk nap, mint nap, amire évtizedekkel ezelőtt példa nem volt, amikor minden digitalizálva van vagy éppen digitalizálják, akkor válik talán a legjobban láthatóvá, érzékelhetővé, szinte kézzel foghatóvá, hogy mekkora értéket jelent a minőségi turizmus és a minőségi vendéglátás. Amikor egy vendéglátóegységben, szállodában - a mai kor mindennapjaiban már egyre jobban kiveszett - közvetlen vendégszeretet és alázatos vendéglátást nyújtjuk a vendégeknek, akik megtisztelnek minket azzal, hogy ellátogatnak hozzánk, igénybe veszik szolgáltatásainkat, melyeket úgy alakítottunk ki és úgy fejlesztünk folyamatosan, hogy számukra a lehető legjobb élményt nyújthassuk mint szakember, mint ember."
Mi az a különlegesség, az a plusz a Hungarikum Hotelben, amit a Te területed nyújt a Vendégeknek?
"A Back Office munkájának nagyobb része a színfalak mögött zajlik, azonban már a szállodanyitás előtti folyamatok során is arra törekedtünk, hogy jövőbeli vendégeink igényeinek megfelelően kerüljenek kialakításra és folyamatosan ellenőrizhetőek, a visszajelzések alapján fejleszthetőek legyenek kommunikációs, értékesítési csatornáink, marketinganyagaink. Egy ilyen példa a weboldal felépítésének folyamata, minek során elsődleges célunk az volt, hogy mindenki, akár az idősebb korosztály számára is egyértelmű, jól érthető, esztétikus és átlátható legyen a megjelenített leírás, ajánlat, tartalom, ha pedig bármikor elakadna a weboldal látogatója, a recepciós munkatársak 24 órában állnak vendégeink rendelkezésére akár telefonon is, akik a weboldallal kapcsolatos kérdésekre is készséggel válaszolnak. Emellett szeretném megemlíteni, hogy több, szépkorú vendégünk külön kérésére bevezetésre került, hogy amennyiben nem rendelkeznek elektronikus levelezési rendszerrel, előzetes telefonos egyeztetés után, akár offline levél formájában, postai úton is készek vagyunk kérdéseik megválaszolására, egyedi ajánlatunk összeállítására, foglalásuk visszaigazolásának megerősítésére, melyet minden esetben személyre szólóan készítünk. Jelen megoldás a ma már talán teljesen digitalizált, okoshotelek világában elavult eljárásnak minősülhet, azonban vendégeink visszajelzése alapján igény jelentkezett az offline kommunikációs megoldások ezen formájú bővítésére is. A Back Office működését úgy valósítjuk meg ellenőrizzük és fejlesztjük rendszeresen, ahogyan vendégeink visszajelzése és a szállodai részlegek szoros együttműködése, kiváló működése azt megkívánja. Végül, de nem utolsó sorban egy olyan példával élnék, mely munkafolyamatunk nem csak a háttérben zajlik, az pedig nem más, mint a vendégekkel való kapcsolattartás és a rendezvények, helyszínbejárások megszervezése, lebonyolítása. Hosszú mondatok helyett egy dolgot szeretnék kiemelni, ami az emberközpontú vendéglátás. Számunkra az igazi érdem, az, ha vendégeink elégedetten távoznak és térnek vissza újra, annak köszönhetően, hogy egyedi igényeiket is meghallgatjuk és amennyiben csak lehetőségünk van rá megvalósítjuk legyen szó egy utolsó előtti pillanatban megálmodott egyedi esküvői tortáról, egy speciális étrendre is kiterjedő, egyedileg összeállított úticsomagról, egy különleges virágcsokorról vagy vendégeink rokonai által érkezés előtt pár nappal vendégeink számára kért meglepetés szobai bekészítésről egyedi, személyre szóló üzenettel."
Miért jó, miért szeretsz a Hungarikum Hotelben dolgozni?
"Azért, amiért 2018 év végén eldöntöttem, hogy szeretném tudásom a Hungarikum Ligetben kamatoztatni. Olyan szakmai potenciált látok ebben, talán mondhatom, hogy európai szinten is egyedinek számító élménykomplexumban, az egymásra épülő szolgáltatásokban, ami számomra példanélküli. Ha kifejezetten a Hungarikum Hotelre fókuszálva szeretném a kérdést megválaszolni, akkor pedig azért, mert úgy gondolom, hogy Hungarikum Hotelben olyan vendéglátásnak a kialakításán dolgozunk, mely figyelembe veszi a jelenkor sajátosságait, azonban ezt különleges módon egészíti ki hiánypótló, emberközpontú megoldásokkal, szolgáltatásokkal."
Mi volt az elmúlt időszakban a legjobb/ legsikeresebb élményed a Hungarikum Hotellel kapcsolatban?
"Számos példát tudnék mondani, hiszen a szállodanyitás előtt, alatt, a hotel piacra történő bevezetésének folyamata során még ma is nem mindennapi kihívásokkal nézünk szembe, azonban mind közül a legemlékezetesebb számomra, a Hungarikum Hotelben megvalósított 1. esküvő megszervezése és megvalósítása volt, melyet a házasulandó pár Hungarikum Hotel és munkatársai iránti bizalma tett lehetővé. Ezúton is köszönöm nekik, hogy részesei lehetettünk életük nagy napjának és hogy a Hungarikum Hotel és munkatársai számára is egy igazán emelkedett hangvételű, varázslatos és emlékezetes nappá varázsolták esküvőjük napját, melyre nem csak ők, hanem mi is, én is mindig emlékezni fogok, fogunk."
Hogyan kapcsolódik a Hungarikum Hotelben a Te munkád, területed, munkatársaid a Hungarikum Liget más egységeinek hasonló területéhez, a Hungarikum Ligethez, szellemiségéhez?
"A Hungarikum Hotel a Hungarikum Liget elválaszthatatlan részét képezi. Nincs Hungarikum Hotel Hungarikum Liget nélkül, a Liget összes egysége összekapcsolódik és erősíti, segíti egymást. Ha a séf helyett kellene válaszolnom jelen kérdésre, biztosan az Ökokertészetet és a Zöldségfeldolgozó Üzemet hoznám fel példaképp, hiszen saját kertészetünkben termelt, Zöldség- és Gyümölcsfeldolgozó Üzemünkben készült alapanyagokból alkotják meg mind a Czifray István Étterem, mind a Tisza Vendéglő munkatársai a vendégeknek készülő gasztronómiai csodákat. Ez egy olyan kuriózum, mely véleményem szerint a legjobb példa a Hungarikum Liget egymásra épülő területeire. Na, de a saját szakterületemnél maradva, a Back Office működése – természetesen a Hungarikum Hotel összes részlegével, azonban a hotelen kívül - a Hungarikum Liget marketinges csapatának munkájával forr egybe. A Hungarikum Hotel kommunikációs, marketing és értékesítési kultúrájában, felületein a Hungarikum Liget szellemiségének, elvárásainak megfelelően kerül kialakításra az adott projekt, tartalom vagy ajánlat. Emellett, nagyobb rendezvények esetében szorosan együttműködünk a Hungarikum Liget programszervezői csapatával, a Hungarikum Liget többi szálláshelyével, rendezvényhelyszíneinek munkatársaival, a kertészet és a parkgondozás munkatársaival, a Tisza Vendéglővel. Továbbá a számos háttérfolyamat során természetesen a pénzügy, könyvelés munkatársaival. Összességében egyszerűbben megfogalmazva, nincs olyan terület, amivel a munkánk ne fonódna össze közvetlenül vagy közvetetten."
Mik a területeden a jövőbeni fejlesztési tervek?
"Mivel lételemem a fejlődés, ezáltal mindig vannak terveim a jövőre nézve legyen szó rövid vagy hosszútávról. A közeljövőben tervezett fejlesztés, hogy a Hungarikum Hotel kommunikációs csatornái még átláthatóbbak, informatívabbak lehessenek, újszerű, különleges tartalmak létrehozásával, megjelenítésével, hogy az adott csatornát látogató minél részletesebben megismerhesse a hotelt és szolgáltatásait, hogy tartalmainkon keresztül szinte „megtapasztalhassa”, hogy mit nyújt a Hungarikum Hotel**** superior és milyen a hotel vendégének lenni.
Folyamatos kihívás, fejlesztési terület a Hungarikum Hotel népszerűsítése, imázsának formálása, vendégeink elégedettségének mérése, növelése, a potenciális vendégek elérése. Ezen a területen nincs olyan, hogy „kész”. Tervezünk, ellenőrzünk, újratervezünk, kivitelezünk, ellenőrzünk, tervezünk… ez egy örökös körforgás, fejlesztési terület. Ezen folyamatok fejlesztéséhez, hatékonyságának növeléséhez egy CDM szoftver bevezetésével kapcsolatban folynak a tárgyalások, készülnek a megvalósíthatósági tervek.
Ami pedig mindennek az alapja, a munkatársak munkájának, készségeinek, tudásának, elkötelezettségének, együttműködésének fejlesztése. Az ezen célból megszervezett tréningek, csapatépítő események gyakoriságának növelése véleményem szerint mind a Back Office működése, mind szervezetfejlesztési szempontból szükségszerű. Azt vallom, hogy ahhoz, hogy kiváló legyen egy szolgáltatás; olyan vendéglátást, kommunikációt, értékesítést, marketinget tudjuk megtervezni és megvalósítani, amelyet egy kiemelten magas minőségű szolgáltatónak kell, azt csak motivált, elégedett, elkötelezett munkatársakkal lehet, ezért Back Office Managerként mindent megteszek annak érdekében, hogy lehetőségeinkhez mérten biztosítva legyen munkatársaim számára a folyamatos tapasztalat, tudás-, ismeretbővítési, fejlődési és nem utolsó sorban pihenési, feltöltődési lehetőség is. Sokszor a szabadságról visszatérve a munkavégzés hatékonysága, az új ötletek, megoldások megvalósítása, előtte nem látott mértékben, exponenciálisan növekszik."
Milyen saját szakmai fejlődési terveid vannak a jövőben, hogy még jobb lehess a szakmádban, még jobb vezetővé válhass?
"Amit már a Hungarikum Hotel megnyitása előtt is nagyon szerettem volna és terveztem, az a nyelvtudásom felfrissítése, bővítése, mélyítése. Az angol és a francia nyelvek szakmai szintű felelevenítése mellett szeretnék egy, vagy akár több új nyelvet is megtanulni, melyek egyike biztosan a német lesz.
Továbbá tervezem a Back Office munkatársai számára negyedévente önreflexiók és saját célok kijelölését, motivációs akciók bevezetését.
Mindemellett arra törekszem, hogy tanuljak középvezető társaimtól, vezetőimtől"
Kérjük, ossza meg velünk, milyen élményeket szereztek Annával és csapatával, amikor nálunk voltak!